puuttuva tositeaineisto...

[ronkeli2011]

Yhdistyksen edustaja kertoo puolen vuoden tositeaineiston kadonneen ja pyytää hoitamaan kirjanpidon ja tilinpäätöksen. Kuinka paha nakki on kyseessä?

[Andy]

Lain mukaan kaikkien kirjausten täytyy perustua tositteisiin.

Toisin sanoen ne kuitit mitkä haluatte kirjanpitoon on metsästettävä uudelleen. Siinä on melko iso työ, mutta toisaalta kuittien hankkiminen ei yleensä ole kirjanpitäjän tehtävä. Eli nakki ei ole läheskään yhtä paha, jos muut ihmiset huolehtivat tositteiden hankkimisesta sinulle ja sinä teet niiden pohjalta sitten pelkän kirjanpidon.

Kannattaa myös miettiä millaisista tositteista on kyse. Jos hukassa on esimerkiksi kuittisälää 50 € arvosta, niin voi olla fiksumpaa niellä tappio niiden osalta ja jättää suosiolla pois kirjanpidosta (sen sijaan että käyttäisi tunteja noin pienen summan jahtaamiseen). Jos teillä on myyntitositteita hukassa, mutta tiedätte silti mitä olette myyneet ja kenelle, niin ne tositteet pystyy luultavasti tekemään uudelleen itse.

[myokymia]

Tuollaiset tilanteet ovat toki aina hieman ikäviä, kirjanpito on helppoa silloin kun voi tositteista katsoa mitä tekee, ei tarvitse muuta kuin siirtää niiden tietosisältö kirjanpito-ohjelmaan.

Mutta kirjanpito on tehtävä, oli tositteet tallessa tai ei. Eli ei muuta kuin tiliotteet pankista ja niiden perusteella katsotaan mitä kuluja on ollut, sitten yhteys kaikkiin mahdollisiin tahoihin joilta laskukopiot olisi jälkikäteen saatavissa. Siltä osin kuin tositteita ei ulkopuoliselta taholta saa, laaditaan itse muistiotositteet. KPL "Milloin kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee todentaa kirjanpitovelvollisen itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla."

Näissä kannattaa kirjanpitäjän olla tarkkana, että kaikki muistiotositteet allekirjoittaa hallitus tms. taho, eli he ottavat vastuun että kirjausten perusteena olleiden tositteiden tietosisältä on totuudenmukainen.

Hyvä sentään että kyseessä on yhdistys (toivottavasti ei alv-velvollinen), verottajan kanssa ei niin paljon tule sanomista, kun toiminta ei muutenkaan olisi verolle pantavaa ja alv-kirjauksista ei tarvitse välittää. Nimenomaan arvonlisäverolakihan asettaa tositteille enemmän muotosäännöksiä, kuin mitä kirjanpitolaki vaatii.

[ronkeli2011]

Kiitos kovasti hyvistä ja nopeista vastauksista! =).