Verkkomaksun tositteen kohdentaminen ostolaskuun

[NimimErkki]

Tervehdys ensikertalaiselta.

Olen yksityisliikettä pyörittävä yrittäjä. Kirjanpidon teetän ammattilaisella, mutta kun tykkään sekä ymmärtää asiat että tehdä ne oikein, tulen varmaan aina silloin tällöin kyselemään kaikenlaista. Ensimmäinen kysymys koskee verkkomaksukuitin ja sillä maksetun ostolaskun yhdistämistä toisiinsa.

Tilanne on tämä: olen hankkinut webhotelli-palvelun palveluntarjoajan verkkokaupasta ja valinnut verkkokaupan sivulta maksutavaksi verkkomaksun. Maksun suoritin yksityistililtäni. Maksu meni perille ja tilaamani palvelutuote on toimitettu, joten sen suhteen kaikki on OK. Mutta nyt minulla onkin kirjanpidollinen ongelma:

Yksityistilini tiliotteessa näkyy maksutapahtuma, jossa vastaanottajana on Paytrail Oyj, aiheena VERKKOMAKSU, viitenumero XXXX. Myyjältä (palveluntarjoajan verkkokaupasta) saamassani pdf-muotoisessa laskussa taas on luonnollisesti myyjän nimi, laskun aiheena WEBHOTELLI ja viitenumerona ZZZZ (eri kuin oman tilini maksutapahtumassa). Kysymykseni kuuluu: miten saan laskun ja maksutositteen kohtaamaan, kun niitä yhdistää vain päivämäärä ja summa, ja kun suoritus on kaiken lisäksi tehty yksityistililtäni?

Olen kysynyt tätä sekä myyjän että Paytrailin asiakaspalvelusta, mutta kumpikaan ei joko ymmärrä tai halua ymmärtää kysymystä... olenko tosiaan niin vaikeaselkoinen vai kyselenkö muuten vaan ihan höpöjä?

[Andy]

Hei!

Se tärkeä tosite noista kahdesta on varsinainen lasku (se jossa laskun aihe, alvit ym). Yksityistilisi tiliotetta ei välttämättä tarvita lainkaan kirjanpitoon. Toki sen saa halutessaan liittää mukaan, mutta niin sanottu audit trail -vaatimus täyttyy ilmankin, koska hankinta on maksettu yksityisistä varoistasi yksityssijoituksena eikä rahan liikettä tarvitse seurata sen pidemmälle yksityisen taloutesi puolelle.

[NimimErkki]

Kiitos Andy vastauksesta!

Ihmettelen vähän edelleen. Laskuhan on vain lasku, ei menotosite! Siitä ei ilmene, että se on maksettu, tai että maksu olisi mennyt minun yksityistililtäni. Entäpä, jos maksu olisi mennyt toiminimen tililtä, eikö silloinkin pitäisi löytyä nimenomaan tiliotteesta tieto siitä, mikä tuote kyseisellä suorituksella on maksettu? Eikös menotositteesta täydy ilmetä, mitä sillä on ostettu?

[Andy]

Kiitos Andy vastauksesta!
Laskuhan on vain lasku, ei menotosite! Siitä ei ilmene, että se on maksettu, tai että maksu olisi mennyt minun yksityistililtäni.

Suoriteperusteisessa kirjanpidossa meno syntyy, kun suorite luovutetaan, ei silloin kun se on maksettu. Laskut onkin yleensä päivätty suoritteen luovutuspäivälle (tai sitten niihin on merkitty erikseen toimitusajankohta). Siksi nimenomaan näitä laskuja käytetään kirjanpitotositteina maksukuittien sijaan ja juuri laskut sisältävät kirjanpidon ja verotuksen kannalta oleellisen informaation.

Kirjanpidon ja verottajan vaatimukset täyttyvät sillä, että ilmoitat maksaneesi yksityssijoituksella. Sen tarkempaa tietoa ei tarvita. Olet voinut käytännössä maksaa käteisellä, yksityiseltä pankkitililtäsi tai vaikka vaimon serkun Visalla, mutta se on sinun oma yksityinen tietosi, jota kirjanpitoon tai verottajalle ei tarvitse eritellä.

Entäpä, jos maksu olisi mennyt toiminimen tililtä, eikö silloinkin pitäisi löytyä nimenomaan tiliotteesta tieto siitä, mikä tuote kyseisellä suorituksella on maksettu?

Kyllä, yrityksen pankkitiliote on kirjanpitoon tulevaa tositemateriaalia. Tästä asiasta voi kylläkin halutessaan vähän vängätä koska teoriassa yritys pystyy operoimaan vaikka kokonaan ilman pankkitiliä. Mutta yleisenä käytäntönä on kuitenkin yrityksen pankkitiliotteen pitäminen tositemateriaalina, enkä suosittele siitä poikkeamista.

Eikös menotositteesta täydy ilmetä, mitä sillä on ostettu?

Ilman muuta! Käsitin että laskulla tarkoitit juuri sellaista tositetta, josta käy ilmi mitä on ostettu, alv:n määrä, myyjän nimi jne.

Tässä vielä selvyyden vuoksi esimerkki siitä mitä tarkoitan:
Ostat bussilipun pankkikortilla. Saat tapahtuman yhteydessä kaksi tositetta: Itse bussilipun (joka sisältää laskutiedot) ja maksupäätetositteen (joka sisältää maksutiedot). Kirjanpitoon tarvitaan tositteeksi vain bussilippu. Maksupäätetositetta ei tarvitse säilyttää.

[NimimErkki]

Alkaa tuntua siltä, että minä ajattelen tämän jotenkin liian monimutkaisesti. Jatkan kuitenkin kyselyä, sillä kuten aloitusviestissä totesin, haluan myös ymmärtää enkä vain tietää. En siis vänkää siksi, että jotenkin epäilisin saamiani vastauksia. Pyydän pitkämielisyyttä!

Kiitos Andy vastauksesta!
Laskuhan on vain lasku, ei menotosite! Siitä ei ilmene, että se on maksettu, tai että maksu olisi mennyt minun yksityistililtäni.

Suoriteperusteisessa kirjanpidossa meno syntyy, kun suorite luovutetaan, ei silloin kun se on maksettu. Laskut onkin yleensä päivätty suoritteen luovutuspäivälle (tai sitten niihin on merkitty erikseen toimitusajankohta). Siksi nimenomaan näitä laskuja käytetään kirjanpitotositteina maksukuittien sijaan ja juuri laskut sisältävät kirjanpidon ja verotuksen kannalta oleellisen informaation.

Olen ajatellut, että laskulla syntyy ostovelka, joka sitten maksusuorituksella nollataan. Silloin siis lasku olisi tosite ostovelan syntymisestä, pankin tiliote tosite sen maksamisesta. Onko tuo logiikkani pielessä?

Eikös menotositteesta täydy ilmetä, mitä sillä on ostettu?

Ilman muuta! Käsitin että laskulla tarkoitit juuri sellaista tositetta, josta käy ilmi mitä on ostettu, alv:n määrä, myyjän nimi jne.

Kyllä, juuri näin. Lasku on kaikin puolin OK. Tarkoitin tuossa "menotositteella" pankin tiliotetta.

Tässä vielä selvyyden vuoksi esimerkki siitä mitä tarkoitan:
Ostat bussilipun pankkikortilla. Saat tapahtuman yhteydessä kaksi tositetta: Itse bussilipun (joka sisältää laskutiedot) ja maksupäätetositteen (joka sisältää maksutiedot). Kirjanpitoon tarvitaan tositteeksi vain bussilippu. Maksupäätetositetta ei tarvitse säilyttää.

Ok, tässä on kai ongelmani ydin: olen kuvittellut, että kaikki (yrityksen) pankkitilin tapahtumat pitää viedä kirjanpitoon ja että rahan liikkumista pitää voida seurata sekä lähtöpaikan että kohteen mukaan. Ilmeisesti näin ei sitten kuitenkaan ole?

Otetaan vielä kysymys, joka on ehkä akateeminen, mutta valaisee ainakin sitä, miksi tämä asia minua askarruttaa. Siis entäpä, jos palveluntarjoajani päättäisikin ruveta karhuamaan minulta jo kerran maksamaani laskua? Millä osoitan, että olen maksanut sen, kun minulla ei ole muuta tositetta kuin aivan eri firmalle lähtenyt maksusuoritus tiliotteella?

[Andy]

Alkaa tuntua siltä, että minä ajattelen tämän jotenkin liian monimutkaisesti. Jatkan kuitenkin kyselyä, sillä kuten aloitusviestissä totesin, haluan myös ymmärtää enkä vain tietää. En siis vänkää siksi, että jotenkin epäilisin saamiani vastauksia. Pyydän pitkämielisyyttä!

Hyvähän se vain on selvittää asiat mahdollisimman perusteellisesti. Enkä minäkään todellakaan ole aina oikeassa, joten kirjanpitotapojen haastaminen tekee vain hyvää.

Olen ajatellut, että laskulla syntyy ostovelka, joka sitten maksusuorituksella nollataan. Silloin siis lasku olisi tosite ostovelan syntymisestä, pankin tiliote tosite sen maksamisesta. Onko tuo logiikkani pielessä?

Logiikkasi on ihan oikeassa. Kyse on vain siitä tarvitaanko ostovelan maksusta yksityissijoituksella jokin tosite. Jos ollaan erittäin tarkkoja, kirjanpitolaki määrää että kirjanpidon pitää perustua tositteisiin. Tämän tarkan linjan tulkinnan mukaan tosite pitäisi silloin laatia ostovelan maksusta yksityissijoituksella itse. En usko että juuri kukaan kirjanpitäjä tällaisia tositteita laatii (mutta kertokaa muut jos olen väärässä). Kysyin juuri tästä samasta asiasta kerran ja sain vastauksen Jarmo Leppiniemeltä; hänen mielestään ostovelan maksusta yksityissijoituksella ei tarvitse laatia erillistä tositetta, vaan pelkkä kirjaus riittää varmentamaan tapahtuman riittävän hyvin. Hän lisäsi että toki tositteen saa halutessaan laatia.

Ok, tässä on kai ongelmani ydin: olen kuvittellut, että kaikki (yrityksen) pankkitilin tapahtumat pitää viedä kirjanpitoon ja että rahan liikkumista pitää voida seurata sekä lähtöpaikan että kohteen mukaan. Ilmeisesti näin ei sitten kuitenkaan ole?

Käytäntönä on tosiaan kaikkien yrityksen pankkitilin tapahtumien vieminen kirjanpitoon. Pankkitilin täsmäyttäminen kirjanpidon pankkitilin kanssa on fiksua jo pelkästään siksi että se paljastaa monia virheitä ja puuttuvia kirjauksia, jotka voisivat muuten jäädä huomaamatta. Mutta yksityistalouden rahojen täsmäyttäminen kirjanpidon kanssa olisi todella työlästä ja epäkäytännöllistä. Ajattele jos toimisit niin ja maksaisit ostovelan pois yksityiseltä pankkitililtäsi. Silloinhan joutuisit poimimaan tälläiset tapahtumat mahdollisesti satojen epärelevanttien yksityistalouden tilitapahtumien seasta.

Otetaan vielä kysymys, joka on ehkä akateeminen, mutta valaisee ainakin sitä, miksi tämä asia minua askarruttaa. Siis entäpä, jos palveluntarjoajani päättäisikin ruveta karhuamaan minulta jo kerran maksamaani laskua? Millä osoitan, että olen maksanut sen, kun minulla ei ole muuta tositetta kuin aivan eri firmalle lähtenyt maksusuoritus tiliotteella?

Jos pelkäät tämän olevan mahdollista, on ilman muuta järkevää säilyttää tositteet maksusta. Mikään ei siis todellakaan estä näidenkin tositteiden sisällyttämistä kirjanpitoon. Mutta oman (ja professori Leppiniemen) tulkinnan mukaan se ei ole pakollista, ja siten ikään kuin vapaaehtoista lisätyötä. Kenties tällaisten laskujen maksaminen kannattaisi tehdä nimenomaan yrityksen pankkitililtä. Itse maksan kuitenkin usein laskuja yksityiseltä pankkitilitäni, enkä pelkää sitä että maksun vastaanottaja alkaisi siitä epärehellisesti vänkäämään ettei ole saanut rahojani, koska verkkopankista saa yksityistenkin tilien tiliotteet vaikka vuoden takaa kaivettua todisteeksi jos niikseen tulee.

[NimimErkki]

Kiitos Andy taas, hienoa, että jaksat perehtyä ja vastailla näihin kysymyksiin!

Otetaan vielä kysymys, joka on ehkä akateeminen, mutta valaisee ainakin sitä, miksi tämä asia minua askarruttaa. Siis entäpä, jos palveluntarjoajani päättäisikin ruveta karhuamaan minulta jo kerran maksamaani laskua? Millä osoitan, että olen maksanut sen, kun minulla ei ole muuta tositetta kuin aivan eri firmalle lähtenyt maksusuoritus tiliotteella?

Jos pelkäät tämän olevan mahdollista, on ilman muuta järkevää säilyttää tositteet maksusta. Mikään ei siis todellakaan estä näidenkin tositteiden sisällyttämistä kirjanpitoon. Mutta oman (ja professori Leppiniemen) tulkinnan mukaan se ei ole pakollista, ja siten ikään kuin vapaaehtoista lisätyötä. Kenties tällaisten laskujen maksaminen kannattaisi tehdä nimenomaan yrityksen pankkitililtä. Itse maksan kuitenkin usein laskuja yksityiseltä pankkitilitäni, enkä pelkää sitä että maksun vastaanottaja alkaisi siitä epärehellisesti vänkäämään ettei ole saanut rahojani, koska verkkopankista saa yksityistenkin tilien tiliotteet vaikka vuoden takaa kaivettua todisteeksi jos niikseen tulee.

Tällä kertaa maksoin omalta tililtä, mikä näköjään oli hyvä juttu. Mutta yleensä pyrin pitämään elinkeinotoiminnan rahaliikenteen erillään yksityisestä rahaliikenteestäni. Jos olisin maksanut yrityksen tililtä, mitä silloin panisin kirjanpitoon ostovelan kuittaavaksi tositteeksi?

En pidä aiheetonta karhukirjettä todennäköisenä. Esimerkilläni yritin valaista ongelman ydintä, joka on mielestäni tämä: maksajana en ole saanut tositetta, joka yksilöisi maksun ja kohdentaisi sen yksiselitteisesti myyjän antamaan laskuun. Se on minun mielestäni niinsanotusti perin oudoksuttavaa.

[Andy]

Tällä kertaa maksoin omalta tililtä, mikä näköjään oli hyvä juttu. Mutta yleensä pyrin pitämään elinkeinotoiminnan rahaliikenteen erillään yksityisestä rahaliikenteestäni. Jos olisin maksanut yrityksen tililtä, mitä silloin panisin kirjanpitoon ostovelan kuittaavaksi tositteeksi?

Jos olisit maksanut yrityksen tililtä, niin tositteena olisi yrityksesi pankkitilin tiliote. Siihen voi merkitä kynällä tositenumeron jokaisen tilitapahtuman perään .

En pidä aiheetonta karhukirjettä todennäköisenä. Esimerkilläni yritin valaista ongelman ydintä, joka on mielestäni tämä: maksajana en ole saanut tositetta, joka yksilöisi maksun ja kohdentaisi sen yksiselitteisesti myyjän antamaan laskuun. Se on minun mielestäni niinsanotusti perin oudoksuttavaa.

Jos maksat pankkitililtä, niin voit maksun arkistointitunnuksella todistaa maksaneesi kyseiselle yritykselle kyseisen summan. Tarkempi kohdistaminen tapahtuu useimmiten myyjäosapuolen antamaa viitenumeroa käyttämällä. Viitenumeron käyttäminen maksuliikenteessä ei kuitenkaan ole pakollista ja pankin arkistointitunnuksen/tiliotteen todistusarvo on yhtä hyvä riippumatta siitä onko viitenumeroa käytetty vai ei.

[NimimErkki]

Jos maksat pankkitililtä, niin voit maksun arkistointitunnuksella todistaa maksaneesi kyseiselle yritykselle kyseisen summan. Tarkempi kohdistaminen tapahtuu useimmiten myyjäosapuolen antamaa viitenumeroa käyttämällä. Viitenumeron käyttäminen maksuliikenteessä ei kuitenkaan ole pakollista ja pankin arkistointitunnuksen/tiliotteen todistusarvo on yhtä hyvä riippumatta siitä onko viitenumeroa käytetty vai ei.

Alamme vähitellen päästä asian ytimeen.

Tiliotteellani ei näy laskuttajan nimeä eikä viitenumeroa. Maksu on mennyt verkkolaskutusyritykselle (Paytrail Oyj) heidän viitenumerollaan ja maksun aiheena näkyy VERKKOMAKSU. Mikään noista ei yhdistä suoritusta palveluntarjoajan (webhotellin) laskuun, jossa lukee eri yrityksen nimi, eri aihe ja eri viitenumero.

[Andy]

Tiliotteellani ei näy laskuttajan nimeä eikä viitenumeroa. Maksu on mennyt verkkolaskutusyritykselle (Paytrail Oyj) heidän viitenumerollaan ja maksun aiheena näkyy VERKKOMAKSU. Mikään noista ei yhdistä suoritusta palveluntarjoajan (webhotellin) laskuun, jossa lukee eri yrityksen nimi, eri aihe ja eri viitenumero.

En oikein ymmärrä; jos olet saanut palveluntarjoajalta viitenumerollisen laskun, niin miksi et ole maksanut kyseisen laskun tiedoilla/viitenumerolla?

[NimimErkki]

En oikein ymmärrä; jos olet saanut palveluntarjoajalta viitenumerollisen laskun, niin miksi et ole maksanut kyseisen laskun tiedoilla/viitenumerolla?

Yritin kertoa sen tuolla avausviestissäni. Tein ostokseni alusta loppuun webhotelli-palveluntarjoajan nettisivulla. Maksuvaihtoehdoksi valitsin verkkomaksun, jonka suoritin saman tien. Painoin siis vain nappia ja vahvistin maksun omilla verkkopankkitunnuksillani - minulta ei kysytty mitään muuta, enkä syöttänyt mitään muuta. Homma oli sillä selvä. Laskun sain sitten maksamisen jälkeen pdf-tiedostona myyjältä, eli webhotelli-palveluntarjoajalta. Ja nyt ei maksun viitetiedot ja lasku kohtaa. Sitä olen yrittänyt tässä selittää.

Verkkomaksun lisäksi olisi toisena vaihtoehtona ollut lasku postitse ja maksu pankkisiirrolla. Jos olisin valinnut sen vaihtoehdon, niin silloinhan mitään ongelmaa ei olisi syntynytkään - olisin tietysti maksanut laskun mukaisilla tiedoilla. Mutta halusin hoitaa asian saman tien valmiiksi asti - eikös verkkomaksu ole nykyaikaa ja paperiset laskut kaikuja menneisyydestä?

[Andy]

En itse näe tässä niinkään kirjanpidollista ongelmaa vaan mielestäni ongelmani on lähinnä Paytrailin palvelussa, jossa taitaisi olla parantamisen varaa tositteiden informaatiosisällön suhteen. Itse suoritan runsaasti kolmannen osapuolen (yleensä Paypal) välittämiä verkkomaksuja ja niistä saaduista tositteista käy aina selkeästi ilmi kenelle maksu on Paypalin toimesta välitetty.

Kirjanpidon kannalta on mielestäni kuitenkin yhdentekevää, miten myyjäyritys vastaanottaa maksunsa. Verottaja kyllä uskoo että olet maksanut ostoksen, kun sinulla näyttää siitä sekä hankittu tuote, että varsinaisen myyjäyrityksen antama lasku. Tai oikeastaan vielä tarkemmin, verottajaa ei juurikaan kiinnosta oletko maksanut tuotteen vai et, koska alv:t ja tuloverot menevät joka tapauksessa suorite- tai laskuperusteella, eivät maksun mukaan. Ainoa jota asia kiinnostaa, on tietysti myyjäyritys ja heille voit todistaa tarvittaessa asian näyttämällä Paytrailille suorittamasi maksun. Paytrail viimeistään osaa kyllä kohdentaa maksusi myyjäyritykselle. Vähän hassua on ettei Paytrailin tositteesta ilmene myyjäyritys millään tavalla. Siinä olisi Paytraililla mielestäni parantamisen mahdollisuus palvelun asiakasystävällisyyden suhteen.

[NimimErkki]

En itse näe tässä niinkään kirjanpidollista ongelmaa vaan mielestäni ongelmani on lähinnä Paytrailin palvelussa, jossa taitaisi olla parantamisen varaa tositteiden informaatiosisällön suhteen. Itse suoritan runsaasti kolmannen osapuolen (yleensä Paypal) välittämiä verkkomaksuja ja niistä saaduista tositteista käy aina selkeästi ilmi kenelle maksu on Paypalin toimesta välitetty.

Nimenomaan tästä on kysymys. Paypaliltahan saakin aina erillisen tositteen, tästä nyt puheenaolevasta maksusuorituksesta ei ole muuta kuin oman pankkini tiliotteen tapahtuma. Paytraililta en ole saanut mitään.

Kirjanpidon kannalta on mielestäni kuitenkin yhdentekevää, miten myyjäyritys vastaanottaa maksunsa. Verottaja kyllä uskoo että olet maksanut ostoksen, kun sinulla näyttää siitä sekä hankittu tuote, että varsinaisen myyjäyrityksen antama lasku. Tai oikeastaan vielä tarkemmin, verottajaa ei juurikaan kiinnosta oletko maksanut tuotteen vai et, koska alv:t ja tuloverot menevät joka tapauksessa suorite- tai laskuperusteella, eivät maksun mukaan.

Tämä helpottaa tuskaani. Tosin jos itse olisin verotarkastaja (olisin varmasti pirullinen sellainen ), saattaisin tuon yksityistililtä lähteneen suorituksen osalta kysyä: "miksi olet laittanut omia yksityisostojasi yrityksen kirjanpitoon?". (Minulla siis maksuperusteinen kirjanpito, joten pakkohan se tosite sinne on viedä.)

Vähän hassua on ettei Paytrailin tositteesta ilmene myyjäyritys millään tavalla. Siinä olisi Paytraililla mielestäni parantamisen mahdollisuus palvelun asiakasystävällisyyden suhteen.

Sanoppa muuta. Mutta kuten aloitusviestissäni mainitsin, ei Paytrailin asiakaspalvelija joko ymmärtänyt tai halunnut ymmärtää kysymystäni. Tosin eipä se ihan heti auennut sinullekaan. Ehkä menen seuraavaksi ilmaisutaidon kurssille.

[Andy]

Tämä helpottaa tuskaani. Tosin jos itse olisin verotarkastaja (olisin varmasti pirullinen sellainen ), saattaisin tuon yksityistililtä lähteneen suorituksen osalta kysyä: "miksi olet laittanut omia yksityisostojasi yrityksen kirjanpitoon?". (Minulla siis maksuperusteinen kirjanpito, joten pakkohan se tosite sinne on viedä.)

Näin tuskin verotarkastaja kuitenkaan kysyisi, koska pelkkä rahan liikuttaminen pankkitililtä toiselle ei vielä lisää tai vähennä verotettavaa tuloa. Toiminimihän voi ihan vapaasti ottaa itselleen rahaa firman tililtä ja sanoa verottajalle että "otinpa vähän hurvittelurahaa itselleni". Verotettava tulo ei siitä muutu, koska verotettavaan tulokseen vaikuttavat yrityksen tulot ja kulut. Rahan siirto tililtä toiselle ei ole kumpikaan niistä. Siksi se tärkeä tosite (joka todistaa että kulu jonka ilmoitat verottajalle verotettavaa tuloasi vähentävänä menona kuuluu yrityksellesi) on webhotelli-palveluntarjoajalta saamasi lasku. Tämä lasku on se tosite, jonka perusteella vaadit verotettavaa tuloasi laskun verran pienemmäksi. Asiaa ei muuta sekään, että käytät maksuperustetta. Maksuperusteen käyttäminen tarkoittaa vain sitä ajankohtaa mille kirjaat tämän laskun kirjanpitoon. Tosite on edelleen tämä varsinainen lasku.