Projektin ennakkomaksun poisto kirjanpidosta sen päätyttyä

[vesa.asi]

Yhdistyksellämme on ollut kehy-projekti, joka on päättynyt jo vuoden 2016 lopussa. Meillä on kirjattu ennakkomaksuina kehy-projektiin lähetetty rahoitus. Kun olemme saaneet siellä tilintarkastetun budjetin, olemme vieneet sen täällä kirjanpitoon.
Ennakkomaksutilille on jäänyt negatiivinen summa taseeseen tästä jo loppuneesta ja hyväksytystä projektista, koska yhteistyökumppani on käyttänyt hankkeessa enemmän rahaa kuin sinne on lähetetty. Miten saisin tuon miinus-merkkisen summan parhaiten pois kirjanpidostamme (mitä voisi käyttää vastatilinä ennakkomaksuista)?

[Tilkkari]

Yhdistyksellämme on ollut kehy-projekti, joka on päättynyt jo vuoden 2016 lopussa. Meillä on kirjattu ennakkomaksuina kehy-projektiin lähetetty rahoitus. Kun olemme saaneet siellä tilintarkastetun budjetin, olemme vieneet sen täällä kirjanpitoon.
Ennakkomaksutilille on jäänyt negatiivinen summa taseeseen tästä jo loppuneesta ja hyväksytystä projektista, koska yhteistyökumppani on käyttänyt hankkeessa enemmän rahaa kuin sinne on lähetetty. Miten saisin tuon miinus-merkkisen summan parhaiten pois kirjanpidostamme (mitä voisi käyttää vastatilinä ennakkomaksuista)?

Saanko kysyä, millä perusteella budjetti vietiin kirjanpitoon?

Tuonhan pitäisi mennä maksujen mukaan, eikä niinkään budjetoitujen kulujen.

Kerrotko vielä miten tämä on käytännössä kirjanpidossa viety, eli mitä tasetilejä on käytetty ja mitä tulostilejä?

[vesa.asi]

Yhdistyksellämme on ollut kehy-projekti, joka on päättynyt jo vuoden 2016 lopussa. Meillä on kirjattu ennakkomaksuina kehy-projektiin lähetetty rahoitus. Kun olemme saaneet siellä tilintarkastetun budjetin, olemme vieneet sen täällä kirjanpitoon.
Ennakkomaksutilille on jäänyt negatiivinen summa taseeseen tästä jo loppuneesta ja hyväksytystä projektista, koska yhteistyökumppani on käyttänyt hankkeessa enemmän rahaa kuin sinne on lähetetty. Miten saisin tuon miinus-merkkisen summan parhaiten pois kirjanpidostamme (mitä voisi käyttää vastatilinä ennakkomaksuista)?

Saanko kysyä, millä perusteella budjetti vietiin kirjanpitoon?

Tuonhan pitäisi mennä maksujen mukaan, eikä niinkään budjetoitujen kulujen.

Kerrotko vielä miten tämä on käytännössä kirjanpidossa viety, eli mitä tasetilejä on käytetty ja mitä tulostilejä?

Kohdemaahan vuosittain lähetetty summa on merkitty kirjanpitoon ennakkomaksuna (tase: vaihtuvat vastaavat - saamiset - ennakkomaksut) tilintarkastajan ehdotuksesta. Tällöin siis lähettäessämme rahaa yhteistyökumppanille kohdemaahan olemme merkinneet sen 1295 ennakkomaksut - 1730 pankkitili ja kun yhteistyökumppani on lähettänyt meille auditoidun raportin rahoituksen käytöstä, olemme merkinneet kyseisten kulukohtien vastatiliksi kredit-puolelle ennakkomaksut.

Projektin päätyttyä kuitenkin ennakkomaksut tili on jäänyt negatiiviseksi, koska siellä on käytetty enemmän rahaa, siis ainakin osittain, koska yhteistyökumppani on käyttänyt myös omarahoitusta. Projektin tilitys on hyväksytty, mutta tuo negatiivinen summa on jäänyt tiliin 1295 ennakkomaksut.

[myokymia]

Mikäli käsitin tilanteen oikein, tuo tili ei olisi saanut mennä miinukselle. Jos yhdistys vastaa yhteistyökumppanin kuluista vain ennakkomaksuna tilittämäänsä summaan asti, ei yhdistyksen kuluihin olisi tullut merkitä enempää kuluja, kuin mitä ennakkomaksuna on maksettu.

Nyt tuo erotus pitäisi oikaista kirjaamalla kuluja pois vastaava määrä tai jos tarkkoja ollaan, edellisiin tilikausiin kohdistuvat virheet tulisi oikaista oman pääoman kautta.

Ongelmalliseksi tämän kuitenkin tekee se, että mikäli noita projektin kuluja on raportoitu edelleen, on niissä esitetty nähdäkseni liikaa kuluja, varsinkin jos kirjanpidossa jälkikäteen muutetaan tuohon ajankohtaan kohdistuvia kuluja.

Yksi vaihtoehto olisi tietenkin lähettää yhteistyökumppanille vielä niin paljon pätäkkää, että saa ennakkomaksutilin täsmäämään.

[Tilkkari]

Mikäli käsitin tilanteen oikein, tuo tili ei olisi saanut mennä miinukselle. Jos yhdistys vastaa yhteistyökumppanin kuluista vain ennakkomaksuna tilittämäänsä summaan asti, ei yhdistyksen kuluihin olisi tullut merkitä enempää kuluja, kuin mitä ennakkomaksuna on maksettu.

Nyt tuo erotus pitäisi oikaista kirjaamalla kuluja pois vastaava määrä tai jos tarkkoja ollaan, edellisiin tilikausiin kohdistuvat virheet tulisi oikaista oman pääoman kautta.

Ongelmalliseksi tämän kuitenkin tekee se, että mikäli noita projektin kuluja on raportoitu edelleen, on niissä esitetty nähdäkseni liikaa kuluja, varsinkin jos kirjanpidossa jälkikäteen muutetaan tuohon ajankohtaan kohdistuvia kuluja.

Yksi vaihtoehto olisi tietenkin lähettää yhteistyökumppanille vielä niin paljon pätäkkää, että saa ennakkomaksutilin täsmäämään.

Tässähän nämä vaihtoehdot tiivistettynä.

Yksinkertaistettuna vielä, tuo syntynyt miinus on väärin kirjattu jos/kun teidän ei ole tarkoitus rahoittaa sitä. Eli tuon tilin "minimisaldo" on 0€.