Kirjanpitofoorumi

Heissan,

tekeekö moni täällä hommia kotoa käsin? Itse teen kirjanpitotyötä tällä hetkellä ns. päivätyöltä jäävällä vapaa-ajalla, sen verran pienoinen on asiakaskunta vielä. Missä vaiheessa olette siirtyneet hankkimaan toimitiloja?

Toinen kysymys tallennuksesta, eli miten kotona työskentelevät varmistatte, että asiakkaan tiedot on tallennettu riittävän varmasti ja laajasti? (tyyliin jos koti palaa, niin ovatko tiedot turvassa jossain muualla...)

Tällaisia mietin tänä lauantaina

Heippa,

Itse aloitin aikanaan kotona ja se toimi ihan hyvin kun oli vain muutama asiakas. Sitten kun asiakasmäärä pikkuhiljaa kasvoi niin tuntui että koti oli vähän rauhaton paikka kun porukkaa lappasi sisään ja ulos. Kotonakin minulla oli erillinen työhuone omalla sisäänkäynnillä, eli sillä tavalla työ ja koti olivat erillään, mutta asiakkaat saattoi tuoda materiaalia iltasella ja viikonloppuiskinkin, joten halusin rauhoittaa kodin ja hain tilat ulkopuolelta.

Vuokrasin työhuoneen sellaisesta talosta jossa on viisi muutakin tilitoimistoa ja lakimies samoissa tiloissa, eli eräänlainen toimistohotelli. Tämä oli hyvä ratkaisu siksi että nyt on selkeästi koti ja työ erillään. Samalla tuli työyhteisö jossa voi vaihtaa ajatuksia ja toimisto on auki myös silloin kun itse en ole paikalla. Viiden saman alan yrittäjän yhteinen toimitila on ainakin minun kohdalla loistava ratkaisu. Myös asiakasmäärät ovat nousseet jo pelkästään siksi että talo tunnetaan yrityspalveluistaan niin asiakkaat osaa kävellä sisään ilman mainostamistakin.

Tällä hetkellä tilanne on jo niin hyvä että tarkoitus olisi palkata ensimmäinen ulkopuolinen työntekijä. Tämäkin hoidetaan siten että palkkaamme työntekijän toisen yrittäjän kanssa kimpassa niin että työntekijä työskentelee puolet minulle ja toisen puolen toiselle. Näin työllistäminen tuo tarvittavan kenennyksen omaan työtahtiin mutta ei ole niin rankka toimenpide taloudellisesti kun kokonaan täysipäiväisen palkkaaminen yksin.

Sitten siihen toiseen kysymykseen, eli tallentamiseen. Minulla on operaattorilta ostettu pilvipalvelu joka tallentaa koko ajan tietokonetta automaattisesti. Kerran olen sitä joutunut käyttämäänkin kun kovalevy hajosi koneesta ja kaikki tuli takaisin työpöytää ja selaimen kirjanmerkkejä myöden. Tämän lisäksi toki otan joka päivä tallennuksen kirjanpito-ohjelmasta ulkoiselle kovalevylle.

Tuosta pilvipalvelusta semmoinen varoitus, että sinun pitää varmistaa että palvelimet sijaitsevat EU:n sisäpuolella. Eli Microsoft, Google, Dropbox ovat siis kiellettyjen listalla.

Kirjanpitotietoja pidetään arkaluontoisina, eikä niitä saa ilman painavaa syytä viedä EU:n ulkopuolelle edes salattuina, Suomen lain mukaan.

laxy kirjoitti:Tuosta pilvipalvelusta semmoinen varoitus, että sinun pitää varmistaa että palvelimet sijaitsevat EU:n sisäpuolella. Eli Microsoft, Google, Dropbox ovat siis kiellettyjen listalla.

Kirjanpitotietoja pidetään arkaluontoisina, eikä niitä saa ilman painavaa syytä viedä EU:n ulkopuolelle edes salattuina, Suomen lain mukaan.

Mitähän pykälää olet noin tulkinnut? Käsittääkseni kirjanpitoaineistoa voi säilyttää tilapäisesti ulkomailla mikäli kopio Suomessa sekä sähköisenä pysyvästi EU:n alueella. (Kirjanpitolaki 2.luku 9§)

Googlella on valtava palvelinkeskus Suomessa. Microsoftilla vastaavia on ympäri Eurooppa ja Suomeenkin tulossa. Pilvipalvelussa ei oikeastaan koskaan voi olla 100% varma, millä palvelimella tieto on, jollei palvelua osta joltakin kotimaiselta yritykseltä jolla on oma konesali. Oma palvelin omassa toimistossa varmistaa sen, että aineisto on ihan varmasti Suomessa (vaikka se yhtähyvin voisi olla missä tahansa EU-valtiossa). Varmuuskopiota ja asiakasyhteyksiä varten pilvipalvelut ovat aivan oivallisia.

Henkilötietolakia, 22 §. Kirjanpitoa ei erikseen tarvitse mainita, kun se maalaisjärjellä kuuluu saman turvallisuusluokan alle kuin nimi, osoite jne.

laxy kirjoitti:Henkilötietolakia, 22 §. Kirjanpitoa ei erikseen tarvitse mainita, kun se maalaisjärjellä kuuluu saman turvallisuusluokan alle kuin nimi, osoite jne.

Eipä tuo laki oikein sovellu kirjanpitoaineistoon. Ja kirjanpitolakihan tietyin edellytyksin sallii ulkomailla säilyttämisen.

On jossakin määrin kyseenalaista, voidaanko kirjanpitoaineistoa yleensäkään pitää henkilörekisterinä, olisin taipuvainen sanomaan että ei välttämättä. Mutta vaikka se sitä olisikin, niin tuo pilvipalvelujen käyttö ei kyllä ole oikeudellinen ongelma. Tuota mainittua henkilötietolain 22 §:ää nimittäin seuraa 22 a §, jonka mukaan (varoitus, byrokraattista EU-jargonia)

Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle siltä osin kuin Euroopan yhteisöjen komissio on yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 95/46/EY, jäljempänä henkilötietodirektiivi, 3 artiklan ja 25 artiklan 6 kohdan mukaisesti todennut, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso.

Lyhyesti: jos EU:n komissio on hyväksynyt maan tietoturvatason, niin sinne saa siirtää mitä tahansa henkilötietoa ihan samalla lailla kuin toiseen EU-maahankin. USA:n osalta EU on tehnyt ns. Safe Harbor järjestelyt, jossa USA:n kauppaministeriö ylläpitää listaa orgaaneista, jotka ovat sitoutuneet tähän järjestelyyn ja joihin siirtäminen on siis OK. Ja tuolta listalta löytyvät niin Google, Microsoft kuin Dropbox inc.

Tietosuojavaltuutetulla on sivuillaan selostus asiasta, josta löytyy myös linkki listaukseen niistä Safe Harbor yrityksistä.

http://www.tietosuoja.fi/25914.htm

Eli joka tapauksessa tällaista estettä pilvipalvelujen käytölle ei ole.

Muistelin nähneeni EU-tason pölinää että USA:n valtuutus evättäisiin Snowden-paljastusten takia. Liekö sitten jäänyt poliittisen puheen tasolle.

laxy kirjoitti:Muistelin nähneeni EU-tason pölinää että USA:n valtuutus evättäisiin Snowden-paljastusten takia. Liekö sitten jäänyt poliittisen puheen tasolle.

EU-parlamentissa jotkut haluaisit tuon sopimuksen jäädyttämistä, mutta päätösvalta on EU:n komissiolla ja se on ilmoittanut että olemassa olevaa järjestelyä ei muuteta.

http://www.pcworld.com/article/2067480/ ... he-us.html

Eli juridisesti mitään ongelmaa käyttää pilvipalveluja ei tässä mielessä ole.

Ymmärrän tämän EU:n ratkaisun siinä mielessä, että monille yhdysvaltalaisille pilvipalveluille ei vielä ole järkeviä kilpailijoita. Kielto laskisi huomattavasti pilviplaveluista hyötyvien yritysten tehokkuutta. Toivottavasti kilpailua saadaan lisää tulevaisuudessa, niin eurooppalaiset voivat äänestää lompakoillaan siitä mihin maahan suostuvat tietojaan tallettamaan.