Auton hallintaoikeus kirjanpidossa

Kysymykset kirjanpidon perusteisiin liittyen.
Jou
Viestit: 7
Liittynyt: 04 Tammi 2020, 01:03

Auton hallintaoikeus kirjanpidossa

Viesti Kirjoittaja Jou »

Sain pienen yleishyödyllisen yhdistyksen kirjanpidon tehtäväkseni. Yhdistys on tänä vuonna hankkinut auton, jonka omistaja on yhdistyksen puheenjohtaja. Yhdistys on merkitty kyseisen ajoneuvon haltijaksi ja autoa käytetään pääasiassa yhdistyksen ajoihin.

Kysymys kuuluukin: voiko ajoneuvon kulut (ajoneuvovero, vakuutusmaksut, katsastusmaksut, huoltomaksut ja polttoainekulut) kirjata yhdistyksen kuluiksi, vaikka yhdistys ei omistakaan kyseistä autoa. Auton kulut on maksettu yhdistyksen pankkitililtä.

Tilannetta mutkistaa vielä se, että yhdistys on maksanut noin 1/3 osan auton hankintakuluista. Omistusoikeutta ei ole tarkoitus kuulemma kuitenkaan siirtää yhdistykselle, vaan ovat sopineet yhdistyksen hallituksessa, että auto on yhdistyksen käytössä ja yhdistys vastaa sen kuluista. Taseeseen kyseistä autoa ei ilmeisesti voi kirjata, kun yhdistys ei varsinaisesti omista kyseistä autoa? Tuon osamaksun (1/3) kirjaaminen on myös vähän ongelma. Pitäisikö se kirjata omistajan lainana yhdistykseltä?

Osaisiko joku auttaa näissä kysymyksissä? Kiitos!
Graf af Kexholm
Viestit: 130
Liittynyt: 03 Elo 2019, 22:21
Paikkakunta: Helsinki
Viesti:

Re: Auton hallintaoikeus kirjanpidossa

Viesti Kirjoittaja Graf af Kexholm »

Aletaan käydä vyyhtiä läpi: kirjoitat, että yhdistys on hankkinut auton, mutta sen omistaa Puheenjohtaja. On hieman harhaanjohtavaa puhua siitä siis yhdistyksen autona, vaikka se olisikin yhdistyksen käytössä. Koska yhdistys on yleishyödyllinen, se on oletettavasti rekisteröity yhdistys, ja käsittelen asiaa siltä kantila. Yhdistys on itsenäinen oikeushenkilö, jolla voi olla omaisuutta. Auto ei siis voi olla samaan aikaan yhdistyksen omaisuutta ja Puheenjohtajan omaisuutta. Tässä tapauksessa on Puheenjohtajan omaisuutta.

Tuo ei ole lainkaan hyvän hallintotavan mukaista että yhdistys maksaa jonkin kolmannen osapuolen auton kuluja. Vaikka auto olisikin käytännössä yksinomaan yhdistyksen käytössä, on vaikea nähdä miksi yhdistys maksaisi jäsenensä ajoneuvon korjauskuluja.

Paha sanoa näkemättä sitä sopimusta mikä yhdistyksellä on auton käytöstä, mutta siinä voi olla mahdollisuus nähdä yhdistyksen osuus auton hankintahinnasta vuokrakuluna, joka sopimuksesta riippuen voi olla aktivoitavissa sopimuksen ajalle. Sopimukselta odotettaisiin kuitenkin kohtuullista teknistä tasoa tämänkaltaisessa tilanteessa, esim. millä ehdoin sopimus on irtisanottavissa ja koska se päättyy.

Paljon siistimpää olisi, jos yhdistys maksaisi sovittua vuokraa auton käytöstä Puheenjohtajalle, ja Puheenjohtaja vastaisi kaikista kustannuksista itse. Tai että yhdistys olisi ostanut koko auton nimiinsä.

Tiedän, että voi olla todella hankalaa asettua vastatelaan (suositun) Puheenjohtajan kanssa näissä asioissa, mutta minun näkökulmasta tilanne näyttää hankalalta.
Jou
Viestit: 7
Liittynyt: 04 Tammi 2020, 01:03

Re: Auton hallintaoikeus kirjanpidossa

Viesti Kirjoittaja Jou »

Kiitos vastauksesta.

Olen ajatellut ehdottaa, että puheenjohtaja myisi auton yhdistykselle osamaksulla. Kauppakirjan voisi päivätä auton ostopäivälle. Osamaksulla ostettaessa auton voi käsittääkseni merkata taseeseen jo hallintaoikeuden siirtyessä ja omistusoikeuden siinä vaiheessa, kun koko kauppahinta on maksettu?

Tuolla tavoin menisi ehkä kaikkein siisteimmin tämä homma, kun autokulut on kuitenkin jo maksettu yhdistyksen tililtä. Muussa tapauksessa nuo maksetut autokulut pitäisi kirjata ilmeisesti yhdistyksen lainana auton omistajalle (puheenjohtajalla). Tuo auton vuokraaminen yhdistykselle olisi toinen vaihtoehto. Silloin yhdistyksen maksamat autokulut osittain voisi kirjata autosta maksetuksi vuokraksi? Loput autokulut pitäisi kirjata sitten auton omistajalle annetuksi lainaksi?

Asiaa mutkistaa vielä se, että yhdistyksellä on ennen nykyistä autoa ollut toinen auto käytössä samalla periaatteella kuin nyt eli yhdistys on ollut auton haltijana ja pääasiallisena käyttäjänä ja yhdistys on maksanut myös auton käyttökulut. Tuonkin auton on omistanut yhdistyksen puheenjohtaja, joka oli antanut tuon auton vaihdossa nykyiseen + maksanut jonkin verran välirahaa.

Vaikea alkaa kovin pitkältä aikaväliltä tuota vyyhtiä korjailemaan, mutta kunhan nyt saisi viime vuoden kirjanpidon edes jollain lailla kuntoon...
Graf af Kexholm
Viestit: 130
Liittynyt: 03 Elo 2019, 22:21
Paikkakunta: Helsinki
Viesti:

Re: Auton hallintaoikeus kirjanpidossa

Viesti Kirjoittaja Graf af Kexholm »

https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/ ... 1#a91-1966 Lain osamaksukaupasta mukaan, omistusoikeus siirtyy osamaksukaupassa ostajalle, ellei sopimuksessa nimenomaan selvästi toisin sovita. Kirjanpidon kannalta asialla ei käsittääkseni ole väliä, eli auto merkattaisiin joka tapauksessa yhdistyksen taseeseen osamaksukaupassa heti kun esineen hallinta on siirtynyt ostajalle.

Se mihin tässä tapauksessa keskittyisin, ja jota kannattaa ehkä yhdistyksessä laajemmin pohtia, on että miksi olette ylipäätänsä päätyneet tuollaiseen järjestelyyn, ettekä siihen että yhdistys ostaisi koko auton itselleen, tai että siitä maksettaisiin joko selkeätä kinteätä vuokraa tai esim. vuodessa ajettujen kilometrien mukaan. Kaikki auton taloudelliset riskit kun ovat nyt yhdistyksellä, mutta yhdistys ei sitä kuitenkaan omista. Jos taas puheenjohtaja haluaa lahjoittaa rahaa sitovasti yhdistykselle auton hankintaa varten, sekin olisi ollut aivan mahdollista.

Ei tuo nykyinen järjestelykään ihan mahdottoman väärin ole, mutta se sopimus, jossa yhdistys sitoutuu maksamaan auton juoksevat kulut ja saa vastineeksi käyttää sitä mielin määrin, olisi hyvä saada kirjallisena ja hallituksen hyväksymänä (puheenjohtaja toki jäävää tästä itsensä). Ei se loppujen lopuksi ole kuin hieman omalaatuinen vuokrasopimus.
Jou
Viestit: 7
Liittynyt: 04 Tammi 2020, 01:03

Re: Auton hallintaoikeus kirjanpidossa

Viesti Kirjoittaja Jou »

Jos tuon nykyisen järjestelyn laittaa paperille ja hallitus sen allekirjoittaa, niin voiko nuo autokulut sitten kirjata autokuluina vai vuokrakuluina, kun omistusjärjestely on mikä on?
Graf af Kexholm
Viestit: 130
Liittynyt: 03 Elo 2019, 22:21
Paikkakunta: Helsinki
Viesti:

Re: Auton hallintaoikeus kirjanpidossa

Viesti Kirjoittaja Graf af Kexholm »

Tässä voi olla tulkinnanvaraisuutta, mutta en itse merkkaisi autokuluiksi, jos kerran taseessa ei näy autoa kalustona. Lähtökohtaisesti kirjausta ei ratkaise liiketapahtuman ulkoiset puitteet, vaan sen tosiasiallinen luonne; yhdistys ei korjaa tai huolla autoansa, vaan maksaa sillä kautta vuokransa.
Jou
Viestit: 7
Liittynyt: 04 Tammi 2020, 01:03

Re: Auton hallintaoikeus kirjanpidossa

Viesti Kirjoittaja Jou »

Kiitos paljon vastauksista. Tämä selkeytti asiaa riittävästi.
Vastaa Viestiin