Tositteiden kirjaustavoista...

Kysymykset kirjanpidon perusteisiin liittyen.
Rubbe
Viestit: 5
Liittynyt: 29 Elo 2018, 16:39

Tositteiden kirjaustavoista...

Viesti Kirjoittaja Rubbe »

Olen koulutukseltani tradenomi ja työkokemusta kirjanpidosta on jonkun verran eri tilitoimistoista. Viimeisimmässä työpaikassani olen törmännyt erilaiseen tositteiden kirjaamistapaan, ja kyselisin nyt mielipiteitä teiltä, arvon asiantuntijat.

Aiemmissa työpaikoissani minulle on opetettu tapa, jossa tiliotteelta kirjataan samaksi tositteeksi saman päivän tapahtumat, ja pankkitili täsmäytetään joka tositteessa tiliotteen päiväkohtaisista otot/panot saldoista. Tämä on minulle ollut looginen tapa kirjata tositteita, sillä tapahtumat kirjataan tiliotteelta järjestyksessä ja täsmätään joka tositteen kohdalla. Jos lyöntivirheitä sattuu, ne löytää heti.

Nykyisessä työpaikassani taas ensin viedään tositteeksi ostolaskut päiväjärjestyksessä. Sen jälkeen käydään läpi tiliotteelta ne tapahtumat, joista ei ole erillistä laskua (esim. pankin palvelumaksut). Pankin saldo täsmätään viemällä pankin saldot tilotteen lopusta, eli koko kuukaudelta yhteensä. Eli jos laskuna on esim. puhelinlasku, sähkölasku ja ennakkovero ne numeroidaan 1-3. Sen jälkeen käsitellään tiliote kokonaisuudessaan tositteena 4 ja sieltä kirjataan esim palvelumaksut, tosite 1 oli jo kirjattu, myynti, tosite 2 oli taas jo kirjattu, maksettu liikkeen vuokra, tosite 3 on taas jo kirjattu aikaisemmin jne. Lopuksi laitetaan per pankki XX euroa ja an pankki YY euroa... ja toivotaan parasta, että kaikki täsmää. Jos ei täsmää, niin käyt koko kuukauden tapahtumat tiheällä kammalla uudestaan. Ehkä vielä toisenkin kerran. Jos yrittäjä tuo paketista unohtuneen laskun, niin koko tositenumerosarja menee uusiksi.

En vaan totu tuohon käytäntöön. Kansioon, jonka normaalisti kirjaisi 1,5 tunnissa, menee puoli päivää. Onko olemassa uusi vs. vanha tapa tehdä kirjauksia, sillä en ole ikinä ennen törmännyt tuohon tapaan kirjata, eikä ole 5 opintoaikaista kirjanpitäjäystäväänikään, jotka ovat eri tilitoimistoissa töissä. Meille on kaikille opetettu tuo tiliotteelta päiväkohtaisesti kirjaaminen.

Kun olette aloittaneet kirjanpitäjänä, onko teillä mitään vaikutusta siihen, miten tositteita kirjaatte? Olen nimittäin ottanut esille, että käyttämäni menetelmä kirjaamisessa on minulle nopeampi ja varmempi käyttää, mutta en saa käyttää sitä. Perusteena on se, että tulee enemmän vientejä, mutta eikö tilitoimiston hinnoittelussa ole se logiikka, että pystyy käsittelemään materiaalin mahdollisimman nopeasti -> enemmän asiakkaita?
myokymia
Viestit: 782
Liittynyt: 23 Loka 2009, 08:03

Re: Tositteiden kirjaustavoista...

Viesti Kirjoittaja myokymia »

Tapoja on monia ja lähtökohtaisesti mekaniikalla ei ole väliä, kunhan lopputulos on oikein. Ei siis ole uuttaa tai vanhaa tapaa tehdä, ainoastaan todella monia eri tapoja. Varsinkin "automaattiset" sähköiset järjestelmät ovat tuoneet mukanaan mitä erilaisimpia kirjaustapoja, koska ohjelmat pöyrittävät tositteita välittämättä ihmisen logiikasta. Näistä voi olla välillä hieman hankala päästä kärryille, kun on oppinut lukemaan tietynlaista tapaa tehdä kirjaukset.

SInänsä olisi toki hienoa, jos jokainen työntekijä saisi tehdä kirjaukset miten itse parhaalta tuntuu, mutta käytännön tasolla tämä aiheuttaa hankaluutta, varsinkin kun muiden pitäisi pystyä tuuraamaan aika ajoin. Prosessien hallinnan näkökulmasta olisikin siis tehokkainta, että kaikki tehtäisiin samalla logiikalla. Hyvän kirjanpitäjän ominaisuuksiin kuulunee oppia eri ohjelmat ja työskentelytavat, varsinkin kun toimintaympäristö on joka tapauksessa jatkuvassa muutoksessa.

Ihailtavaa kun toimintatavat valitaan siten, että laskutus asiakkaan suuntaan pysyy pienempänä. Täydellisessä maailmassa kirjaustapa ja ohjelma valittaisiin aina kunkin asiakkaan mukaan erikseen, mutta tästä aiheutuisi se, että yksittäisin kirjanpitäjän tulisi hallita lukuisia ohjelmia ja kymmeniä kirjaustapoja ja jostain syystä tämä ei kaikilta kirjanpitäjillä onnistu, jolloin pitää valita yksi tapa ja yksi ohjelma, jotta prosessista tulee yhtiössä mahdollisimman sujuva.
Tilkkari
Viestit: 247
Liittynyt: 27 Joulu 2017, 16:47

Re: Tositteiden kirjaustavoista...

Viesti Kirjoittaja Tilkkari »

Jos katsotaan asiaa aidon suoriteperusteisuuden kannalta, niin laskulta kirjaaminen ts. "nykyinen tapa" antaa oikeamman lopputuleman.

Toki useimmiten tällöin on
A) asiakkaalla reskontrat käytössä
ja
B) sähköiset järjestelmät käytössä,
jolloin suurin osa prosessista on automatisoitu ja kirjanpitäjän työksi jää täsmäys sekä pankkikulujen kirjaaminen.

Jos ihan käytännön tasolla katsotaan, on avaajan mainitsema kirjaustapa aivan älytön silloin kun ei ole reskontraa eikä sähköisiä järjestelmiä käytössä.

Jos tehdään noin manuaalisesti kuin avauksessa mainitaan, on työn sujuvuuden kannalta ainoa järkevä tapa kirjata tiliotteelta maksuperusteisesti ja oikaista kuukausittain/vuosittain suoriteperusteiseksi tarvittavat erät.
Rubbe
Viestit: 5
Liittynyt: 29 Elo 2018, 16:39

Re: Tositteiden kirjaustavoista...

Viesti Kirjoittaja Rubbe »

Hei kiitos teille vastauksista!

Tuntuu älyttömältä prosessiketjulta, kun ensin käyt kaikki laskut läpi ja kirjoitat jokaiseen lappuun manuaalisesti, mille tilille ne menee. Sitten käyt ostolaskut taas erikseen syöttämässä ohjelmaan, sitten vielä erikseen tiliote niiden tapahtumien kohdalla, mistä laskua ei ole. Eli tuon kirjaat, tuon ja tuon yli hyppäät, tuon kirjaat, taas skippaat puoli sivua. Ja pankkitili tasataan vasta koko kuukauden osalta lopussa.

Tuntuu vain niin paljon helpommalta ja nopeammalta systeemiltä käydä tiliotteelta 1. päivä ja kirjata kaikki kyseisen päivän tapahtumat yhdelle tositteelle, ja laskut taakse, sitten sama lopuille päiville. Pankkitili tulee tasattua saman tien, eikä mitään jää välistä, ja mahdolliset lyöntivirheetkin löytää heti.

Tosiaan sama homma, mutta toiseen menee max 1,5 tuntia, toiseen taas vähintään kolme kertaa pidempään. Jos nyt hinnoittelun kannalta mietitään niin onhan siinä nyt ero että laskutat asiakkaalta 100 euroa ja kolme asiakasta päivässä kuin 120 euroa ja kuusi asiakasta päivässä. Johan tuossa olisi saumaa laskea hintaa per vienti.
myokymia
Viestit: 782
Liittynyt: 23 Loka 2009, 08:03

Re: Tositteiden kirjaustavoista...

Viesti Kirjoittaja myokymia »

Kyllä tehottomista toimitatavoista pitäisi kyetä luopumaan ja toteuttamaan työt siten, miten se on kokonaisuuden kannalta hyödyllisintä. Muutosten tekeminen vain tuntuu usein olevan hankalaa, kun tiettyihin toimintamalleihin on jumiuduttu. Tämä sama pätee yksilön tasolla ja myös organisaatiossa, jossa muutokset usein moninkertaisesti hankalampia, kun niihin pitäisi saada koko henkilökunta yhtä aikaa mukaan ja jokainen tietää että todellinen muutos lähtee aina henkilöstä itsestään.

Tietenkin jos toimiston johtaja ei ole halukas muutoksiin, ollaan aika tekemättömän paikan edessä. Toivottavaa olisi, että olemassa olevalle toimintatavalle on olemassa jonkin syy, joka ei vain esim minulle tässä avaudu. Meistä kaikkien pitäisi kyetä tarkastelemaan omaa toimintaamme kriittisesti aina aika ajoin ja varmistaa että toimintamme on se perustelluin tapa toimia, ei ainoastaan totuttu tapa.

Ehkä kannattaisi tuoda esimiehelle juurikin tuon laskutuksen kautta asiaa esiin, eli jokaisen työntekijän laskutus tuplaantuisi (?), jos toimintaa muutettaisiin. Tietenkin jos asiakasmäärä ei tuplaannu, voidaan henkilöstömäärä puolittaa, jolloin joka tapauksessa liikevoitto paranee.

Työhyvinvoinnissa yksi merkittävä tekijä on vaikuttamismahdollisuudet ja toimiva työympäristö, joten tästäkin näkökulmasta voi keskustella, varsinkin jos olemassa olevalle tavalla ei siis ole olemassa järkevää syytä.
TRN
Viestit: 85
Liittynyt: 21 Huhti 2016, 14:56

Re: Tositteiden kirjaustavoista...

Viesti Kirjoittaja TRN »

Voitko kertoa mitä eri kirjanpito-ohjelmistoja olet käyttänyt? Mainitsit myös että 1kk kestää kirjata 1,5h, niin kuinka monta kuittia tähän sisältyy?


Itse käytän nykyaikaista Merit Aktivaa, jossa peruskirjaukset menee puoliautomaattisesti verrattuna esim. Tilittimeen. Tilittimella en varmaan edes osaisi tehdä kirjanpitoa, miten olen nähnyt tuttuni tekee yhdistyksen kirjanpitoa, kirjaa todella oudosti, ilmeisesti vähän samalla tavalla kuin sinun ”vanha tyyli”.


Molemmat tavat kuulostavat minulle todella oudolta ja huonolta, ”uusi tapa” lähempänä tapaa miten itse teen. Eli ensiksi kirjaan ostokuitit, myyntikuitit ja kassaraportit reskontraan ja sen jälkeen vaan täsmään nämä kuitit tiliotteelta. Muutenkin ostoista tai myynneistä pitäisi olla aina erillinen kuitti eikä käyttää pelkkää tiliotetta kuittina.


Tosite termi myös hämää, kun ei tiedä milloin puhutaan lasku/kuitti tositteesta ja milloin kirjanpidon vienti tositteesta, johon voi tulla monta laskua/kuittia samalle tositteelle.


En ymmärrä sitäkään että kenellä kirjanpitäjällä ei mukamas olisi reskontraa käytössä, kun se tänä päivänä tulee mukana kaikissa kirjanpito-ohjelmissa. Asiakkaalla ei myöskään tarvitse olla reskontraa, voit silti kirjata suoriteperusteisesti, tosin asiakkaan on suositeltavaa käyttää kirjanpitäjän ohjelmistoa, jolloin nämä laskut kirjautuu automaattisesti.

Eikö asiakkaita kannata myös neuvoa käyttämään ostoissa tukkureita tai tekemään ostokset samoista paikoista/tileiltä ja välttämään sekalaisia käteisostoja. Tällöin kirjaaminen myös helpottuu kun ovat lähinnä toistuvia.


Lisäksi, jos vaivautuu tekemään kahdenkertaista kirjanpitoa, niin eikö sen saman tien tee sitten suoriteperusteisesti. Maksuperusteisessa en näe mitään järkeä.


Suosittelen että otatte jonkun nykyaikaisen kirjanpito-ohjelmiston käyttöön ja tarjoatte asiakkaille ulkopuolisen verkkolaskutuksen ostolaskuille ja skannauspalvelun käyttöön, tällöin kaikki ostot ja myynnit kirjautuu automaattisesti sähköisesti ja sitten teille jää enää kirjausten tarkistus ja tiliotteiden luku ja sekin täsmäytyy melkein automaattisesti kun viitenumerot on oikein. Tämän kaiken pystyy toteuttamaan esim. Meri Aktivalla ja APIX:illa joka maksaa 19-39€ kk.

Vaativampaan käyttöön on sitten nämä Vismat ja Procountorit, mutta he ovat mielestäni hinnoitelleet itsensä ulos Mikro- ja Pieni yritys markkinoilta, ovat suoraan sanoen naurettavan kalliita ja aistittavissa vähän omahyväisyyttä kun ei ole kilpailua. Odotan mielenkiinnolla kun muut ulkomaalaiset tulevat Suomen markkinoille esim. Xero, FreshBooks, QuickBooks jne, niiden hinnoittelu paljon järkevämmällä tasolla, sillä Merit Aktivan kehitys on aika hidasta ja he ovat myös pudottamassa palloa kun bugeja löytyy koko ajan ja samoin vähän omahyväisyyttä aistittavissa (it’s not a bug it’s a feature), tosin heidän tuki on todella hyvä, siitä pitää antaa heille kiitosta.
Vastaa Viestiin