Kirjanpitofoorumi

Varsin arkinen ja usein toistuva tilanne osakeyhtiössä on se kun yrittäjä/työntekijä välillä tekee liiketoimintaan liittyviä ostoksia omalla rahalla. Mutta miten nämä kirjataan osakeyhtiön kirjanpitoon? Keskusteluissani muiden yrittäjien kanssa olen törmännyt kahteen hyvin erilaiseen mielipiteeseen. Kumpi on oikein, vai ovatko molemmat?

Ostokset ovat usein pieniä, joten niistä ei yleensä tule laskua, jossa olisi ostajan nimi, vaan kyseessä on kauppakuitti. Ostokset ovat yleensä erilaisia toimistotarvikkeita, mutta voivat periaatteessa olla mitä tahansa liiketoimintaan liittyvää.

Jotkut ovat sitä mieltä, että ostokset voidaan kuittien perusteella suoraan kirjata osakeyhtiön kirjanpitoon kustannuksina ja alvit voi vähentää. Osakeyhtiö maksaa sitten ostokset yrittäjän/työntekijän pankkitilille.

Toiset väittävät, ettei osakeyhtiö voi maksaa mitään yrittäjälle/työntekijälle suoraan ellei tämä ensin tee erillistä kululaskua yhtiölle. Laskuun yrittäjä/työntekijä liittää ostokuitit. Osakeyhtiö maksaa sitten kululaskun osakkaalle/työntekijälle ja vähentää tässäkin tapauksessa alvit ostoksista.

Erillisten kululaskujen tekeminen on tietenkin työläämpi tapa. Ovatko erilliset kululaskut todella tarpeen vai voiko osakeyhtiö maksaa esim. yrittäjän Prismasta ostetut kopiopaperit suoraan yrittäjälle kuittia vastaan ilman erillistä laskua?

Viime kädessä kyse on kai siitä voiko yhtiö maksaa tavarasta (esim. kopiopaperi) toiselle taholle (esim. yrittäjä) kuin tavaran myyneelle yritykselle (esim. Prisma).

En ole missään aikaisemmassa työpaikassani koskaan tehnyt omista ostoksistani muuta laskua, kuin korkeintaan niitannut kuitin A4 paperiin ettei häviä niin helposti. Ja muistelen että joillain kollegoillani oli tapana vain ottaa kuitista valokuva ja lähettää kirjanpitoon kera selityksen.

Tällä hetkellä teen pienen osakeyhtiön kirjanpitoa itseoppineena, ja käsittelen kauppakuitit juurikin niittaamalla ne paperille ja kirjoittamalla kuka osti, mitä osti ja mihin tarkoitukseen. Sitten olen kirjannut ostona käyttötarkoituksen mukaan, esim siivoustarvikkeisiin tai toimistotarvikkeisiin. Olen säännöllisin väliajoin tarkistuttanut kirjanpitomme "oikealla" kirjanpitäjällä ja onpa kirjanpitomme osittain katsonut "oikea" tilintarkastajakin. Aina olen saanut täyden hyväksynnän tälle menettelylle.

Kiitos tiedosta. Tämä helpottaa kirjaamista kovasti. Ja ilmeisesti verottajakin hyväksyy alv-vähennykset vaikka suoritus yrityksen tililtä meneekin toiselle taholle (yrittäjälle/työntekijälle) kuin tavaran/palvelun ostokuitissa mainitulle myyjälle.

Josta päästänkin seuraavan kysymykseen. Koskeeko tämä kaikenlaisia ostoja, vai ainoastaan pieniä hankintoja kuittia vastaan ja jos, niin missä kulkee raja?

Jos yrittäjänä hankin vaikkapa 3000 euroa maksavan tietokoneen ja saan laskun omalle nimelleni, voiko osakeyhtiö edelleen laittaa tällaisen laskun kirjanpitoonsa ja vähentää alvin? Tilanne voi tulla eteen tilanteissa, jossa kauppa tarjoaa tuotteita halvempaan hintaan yksityishenkilöille.