Kirjanpitofoorumi

Yritän ensimmäistä kertaa tehdä kirjanpidon kokonaan sähköisesä muodossa, eli ilman perinteistä mappia kuitteineen. Kuitit on skannattu koneelle, ja tiliotteet ladattu suoraan verkkopankista digitaalisessa muodossa.

Tällainen tenkkapoo iski heti alkuun, että miten tiliotteen tapahtumien numerointi hoidetaan kun tiliote on vain pdf-tiedosto koneella? Paperiversioon oli helppo kirjoitella kynällä tositenumerot tapahtumien viereen, mutta täytyykö tässä nyt ruveta pelaamaan kuvankäsittelyohjelmien kanssa että saa tositenumerot merkattua?

Miten merkkaatte sähköisen tiliotteen tositenumerot?

Ehdotus:
Käytä muille kirjauksille paitsi käteiskassalle nipputosite -koontia, jossa yhden kalenterikuukauden kirjaukset kootaan yhden tositenumeron alle. Näin tekemällä voit nimetä joka kuukauden tiliotteen tiedostonimen tositenumerolla, eikä itse tiliotteeseen tarvitse alkaa tekemään muita merkintöjä. Kunkin kuukauden skannatut kuitit voi vaikka koota omaan kansioonsa yhtenä nippuna ja ne kaikki saavat siis saman tositenumeron.

Alla oleva lainaus on kirjanpitolautakunnan menetelmäohjeesta.

"Samalla tositteella voidaan kuvata useaa liiketapahtumaa, jos näiden välillä on aika- tai asiayhteys. Esimerkiksi tukku- tai vähittäiskaupassa tai majoitus- ja ravitsemusliiketoiminnassa voidaan päivän myyntitapahtumat koota myyntiraportille. Tällöin näitä liiketapahtumia kuvaavalla tositteella voidaan käyttää yhtä tositenumeroa.

Liiketapahtumat on myös mahdollista koota yhdelle nipputositteelle, jolta kirjaukset tehdään yhteissummana. Tällöin käteisellä rahalla suoritetut maksut on yhdisteltävä vähintään päiväkohtaisesti. Muut liiketapahtumat saadaan yhdistellä nipputositteelle enintään kalenterikuukausittain tai neljän viikon jaksolta, mikäli tapahtumien määrä on vähäinen. Nipputositteena voidaan käsitellä esimerkiksi yrityksen luottokortilla tehdyt ostot, jos niiden määrä on yrityksen liiketoiminnan laajuuteen nähden vähäinen."

Tuo niputus on toki yksi vaihtoehto. Toinen vaihtoehto tiloitteille, jos kirjanpito-ohjelmasi venyy siihen, on käyttää kaksiosaista tositenumerointia. Ensimmänen osa on tiliotteen numero ja toinen tapahtuman rivinumero. Esim. tiliote nro 7 ja rivi 16 : 07-16
Kaikki kirjanpito-ohjelmat eivät tähän taivu, mutta voihan tuon rakentaa myös numeroista esim 70016 tms. Tiedän, että ainakin tilintarkastajat tykkäävät, kun pankkitili-tilin pääkirja tapahtumat ovat täsmälleen samat kuin tiliotteella. Helpottaahan se mahdollisia kirjanpitäjän selvitystöitäkin ja virheiden löytämistä.