Paperiton kirjanpito

Kysymykset kirjanpidon perusteisiin liittyen.
Hannele
Viestit: 39
Liittynyt: 20 Elo 2012, 16:08

Paperiton kirjanpito

Viesti Kirjoittaja Hannele »

En löytänyt aiempaa keskusteluketjua tästä asiasta..infotkaa jos jossain jo on käsitelty niin siirryn lukemaan sinne..

Mutta niin..kylläpä olisi ihana päästä kaikista paperiläjistä jo vihdoin eroon..paperiton kirjanpito..onko se käytännössä jo täysin mahdollista? Olisiko täällä kirjanpitäjiä joilla asiat jo näin hyvin?

Hieman edistystä on toki tapahtunut omassa toiminnassanikin viime vuosina. Myyntilaskut sentään lähtevät jo sähköisesti :lol:

Ostolaskujen vastaanottokin on jo mahdollista, kun vain "painaisi liipaisinta" ja ilmoittelisi asiakkaille verkkolaskuosoitteemme. Tiliotteet tulevat sähköisinä, mutta tulostelen ne silti. Miksikö. No koska en ole vielä keksinyt tapaa miten merkitsen näille sähköisille tositteille (finvoice ostolaskut ja pankin tiliotteet) tarvittavat tiliöintimerkinnät. Eli kysymykseni onkin, miten tämä käytännössä toteutetaan, vai eikö tilimerkintöjä ole itse ostolaskuille tarpeen tehdäkkään enää nykyisin? Ostoreskontraohjelmassahan tiliöinnit ovat laskukohtaisesti merkattuina, katsotaanko se riittäväksi? Entäpä sitten tiliotteet..miten näiden merkinnät hoidetaan ellei tiliotteita tulostele. Kuinka te toimitte joilla nämä jo sähköisesti hoidetaan loppuun saakka?

Aiemmassa leipätyössäni ostolaskut tulivat myös sähköisesti, mutta ne tulostettiin silti mappiin ja merkattiin tiliöinnit paperisiin..ei se sekään oikein tunnu järkevältä :roll:
Andy
Viestit: 1560
Liittynyt: 16 Elo 2008, 15:50

Re: Paperiton kirjanpito

Viesti Kirjoittaja Andy »

Hyvä kysymys, itsekään en ole valitettavasti uskaltanut vielä paperinpyörityksestä luopua.

Periaatteessahan tiliöintimerkinnät voisi laittaa vaikkapa tiedoston nimeen. Esim ostokuitin voisi nimetä samalla tekstillä jonka muutoin kirjoittaisi kuittiin fyysisesti, esim pelkkä tositenumero:

0001.jpg

tai tositenumero ja selite:

0001 toimistotarvikkeet.jpg

Mutta sitä mietin että mitenkäs sellaisessa tapauksessa olisi paras toimia, että kuitissa on vaikka jotain kirjanpitoon kuulumattomia kuluja. Esim kaupasta ostettu syötävää samalla kun hankittu joitain yritykselle. Nämä rivit olen tottunut yliviivaamaan tavallisista paperikuiteista.
Hannele
Viestit: 39
Liittynyt: 20 Elo 2012, 16:08

Re: Paperiton kirjanpito

Viesti Kirjoittaja Hannele »

Pelkkä tositenro niin, eli ostoreskontranumerolla tallennettu ostolasku, eikös sen tosiaan luulisi riittävän. Jos käyttää aivoja (yliarvostettua! :wink: ) niin kaipa jäljitettävyyskin olisi ihan kunnossa kun yleensä käsin ostolaskulle kirjatut debet/kredit merkinnät löytyvät sitten tuon ostolaskunron perusteella ostoreskontran laskupäiväkirjoilta. Vaan on se melko värkkäystä tuokin..pitäisi olla käytössä kaksi näyttöä ainakin työskennellessä; ensin avaat sähköisen laskun paikasta a, pidät sen auki näpytellen tiedot ostoreskontraan, katsot minkä nron ostolasku sai ja tallennat laskun sillä nimellä paikkaan b. Tietysti jos olisi ohjelma joka imisi laskut sisäänsä näyttäen tiliöintinäytössä laskun sellaisena kun se paperisena/finvoicetulosteena näkyy..ei taida tuo Passeli Professional sitä tehdä.

Niin..haittaisiko se vaikka kuitilla olisi ylimääräisiä "omia kuluja" näkyvillä, niitähän ei kirjata lainkaan, mitään ylimääräistä ei kirjanpitoon olisi tullut kun tositenron perusteella kuitin kirjaukset sitten joku katsoo. Toisaalta sitten, onhan sitä kyllä olemassa olemassa kaiken maailman pdf ym. muokkausohjelmia joilla voisi tiliöintimerkinnät tai haluamansa yliviivaukset scannatuille kuiteille, tehdä. Mutta värkkäysta se tuokin..on se vaan kynä ja paperi aivan ihanat keksinnöt! :D

Tiliotteet sitten..jotenkin ne tuntuu kaikista hankalimmilta minusta jostain syystä.

Olisipa niin kiva kuulla millä tavoin näitä ihmiset hoitelee, toivottavasti joku jaksaisi kertoa esimerkkejä. Netistä olen koittanut surffailla tietoa mutta en käytännön tasoista tietoa löydä oikein mistään.
Andy
Viestit: 1560
Liittynyt: 16 Elo 2008, 15:50

Re: Paperiton kirjanpito

Viesti Kirjoittaja Andy »

Niinpä!

Tiliotteiden suhteen uskoisin että ajantasalla olevista verkkopankeista saisi tiliotteen copy-pastella tai exportilla vaikka exceliin. Luultavasti vieläpä siten että joka tapahtuma menisi automaattisesti omalle rivilleen. Siihen voisi olla aika helppoa sitten lisäillä merkinnät riveille aina seuraavaan sarakkeeseen.

Sitten kun näitä sähköisiä tiedostoja varmuuskopioisi cd- tai dvd-levyille niin myös "muokkaamattomuusvaatimus" täyttyisi (tavallisen ei-uudelleenkirjoittavan cd-levyn tiedostoja tai merkintöjähän ei voi jälkikäteen muuttaa).
Savon Jussi
Viestit: 408
Liittynyt: 12 Heinä 2012, 16:21

Re: Paperiton kirjanpito

Viesti Kirjoittaja Savon Jussi »

Tositteisiin ei tarvitse tiliöidä. Tositenumero paperisissa riittää. Sähköisellä puolella tositenumeron lisäksi voi toki eri ohjelmissa kirjoitella selitteitä eri riveille niinkuin paperipuolellakin. Isot tilitoimistot eivät ainakaan kirjoittele mitään turhia selitteitä, mikäli tositteesta/tositteen kuvasta selviää, mistä on kysymys.

Tiliote menee konekielisesti sisään lähes kaikissa kirjanpito-ohjelmissa.
Hannele
Viestit: 39
Liittynyt: 20 Elo 2012, 16:08

Re: Paperiton kirjanpito

Viesti Kirjoittaja Hannele »

Noinkohan pitäisi olla vain jo rohkea ja jättää kirjaukset laskulomakkeille kirjoittamatta.. :roll:

Jussi ehtisitkö kertoa tuosta tiliotteen sisäänluvusta tarkemmin..onko se kätevä? Onko se käytännöllinen jos suurin osa tiliotteiden tapahtumista on osre/myre tapahtumia jotka päivittyvät kirjanpitoon ilman tiliotettakin reskontratapahtumien kautta. Tuleeko sisäänluvun mukana tiliotteen ihan kaikki rivit kirjanpitoon vai pystyykö esim käyttämässäsi ohjelmassa valikoimaan mitä tapahtumia tiliotteelta haluat kirjattavaksi? Meneekö siinä sitten sama aika poistellessa turhia tapahtumia, mietin. Passeliltakin löytyy ominaisuutena tiliotteiden sisäänluku näköjään, mutta ohjeissa ei siitä kerrota sen lähemmin...
Savon Jussi
Viestit: 408
Liittynyt: 12 Heinä 2012, 16:21

Re: Paperiton kirjanpito

Viesti Kirjoittaja Savon Jussi »

Hannele kirjoitti:Noinkohan pitäisi olla vain jo rohkea ja jättää kirjaukset laskulomakkeille kirjoittamatta.. :roll:

Jussi ehtisitkö kertoa tuosta tiliotteen sisäänluvusta tarkemmin..onko se kätevä? Onko se käytännöllinen jos suurin osa tiliotteiden tapahtumista on osre/myre tapahtumia jotka päivittyvät kirjanpitoon ilman tiliotettakin reskontratapahtumien kautta. Tuleeko sisäänluvun mukana tiliotteen ihan kaikki rivit kirjanpitoon vai pystyykö esim käyttämässäsi ohjelmassa valikoimaan mitä tapahtumia tiliotteelta haluat kirjattavaksi? Meneekö siinä sitten sama aika poistellessa turhia tapahtumia, mietin. Passeliltakin löytyy ominaisuutena tiliotteiden sisäänluku näköjään, mutta ohjeissa ei siitä kerrota sen lähemmin...
Rohkeasti vaan. Itse en ole toisitteisiin tiliöinyt oikeastaan koskaan.

Onkos tiliotteeilla vientejä, joita ei vietäisi kirjanpitoon? Itse vien lähes poikkeuksetta kaikki rivit kirjanpitoon. On sitten mahdollisen tilintarkastajankin helpompi tarkastaa, kun pääkirjan pankkitilin tapahtumat on täsmälleen samat kuin tiliotteella.

En tunne Passelia, mutta kokeile, eikös siinäkin joku Demo-yritys ole?

Yleensä tiliotteen sisäänlukuun voi rakentaa automaattisia kirjauksia, jotka käyttävät hyväksi tilotteen koodeja. Esim 700 maksuliikepalvelu, 701 toistuvaissuorituspalvelu, .... 721 korttimaksu, jne... Tokihan viennit joutuu silmäilemään läpi, mutta nopeasti niistä oppii mahdolliset virheet huomaamaan.
Hannele
Viestit: 39
Liittynyt: 20 Elo 2012, 16:08

Re: Paperiton kirjanpito

Viesti Kirjoittaja Hannele »

Jatkampa tähän samaan ketjuun (tuleekohan tää näkyviin taas "tyrkylle"..kokeillaan)

Kun olisi kysymys paperittomuuteen liittyen: Luottokorttikuitit. Olen tähän saakka (kun vielä on ollut ostolaskut paperisina) laittanut ihan alkuperäiset kuitit luottokorttilaskun liitteeksi. Nyt kun (hyvä minä!! :wink: ) olen edistynyt ja ostolaskutkin nyt vain sähköisessä arkistossa jatkossa, niin mietin, tarviiko näitä alkuperäisiä paperisia kassakuittejakaan säilyttää..ei kai? Nyt siis asianosaiset ostajat scannailevat kuittinsa minulle ja saan liitettyä ne pdf:t kyseiseen ostolaskutiedostoon.
On sitä kyllä arka päästämään irti näistä käsinhiplattavista tositteista.. :D
Andy
Viestit: 1560
Liittynyt: 16 Elo 2008, 15:50

Re: Paperiton kirjanpito

Viesti Kirjoittaja Andy »

Hannele kirjoitti:Jatkampa tähän samaan ketjuun (tuleekohan tää näkyviin taas "tyrkylle"..kokeillaan)

Kun olisi kysymys paperittomuuteen liittyen: Luottokorttikuitit. Olen tähän saakka (kun vielä on ollut ostolaskut paperisina) laittanut ihan alkuperäiset kuitit luottokorttilaskun liitteeksi. Nyt kun (hyvä minä!! :wink: ) olen edistynyt ja ostolaskutkin nyt vain sähköisessä arkistossa jatkossa, niin mietin, tarviiko näitä alkuperäisiä paperisia kassakuittejakaan säilyttää..ei kai? Nyt siis asianosaiset ostajat scannailevat kuittinsa minulle ja saan liitettyä ne pdf:t kyseiseen ostolaskutiedostoon.
On sitä kyllä arka päästämään irti näistä käsinhiplattavista tositteista.. :D
Jos sama informaatio on tallessa sähköisessä muodossa, niin eipä sitä paperiversiota taida mihinkään tarvita. Muista vain säännölliset varmuuskopiot ja miellellään niin että tiedot tallessa kolmella eri levyllä.
Savon Jussi
Viestit: 408
Liittynyt: 12 Heinä 2012, 16:21

Re: Paperiton kirjanpito

Viesti Kirjoittaja Savon Jussi »

Andy kirjoitti:
Jos sama informaatio on tallessa sähköisessä muodossa, niin eipä sitä paperiversiota taida mihinkään tarvita. Muista vain säännölliset varmuuskopiot ja miellellään niin että tiedot tallessa kolmella eri levyllä.
Tähän lisäisin vielä, että aineisto vähintään kahdessa eri palotilassa. Itselläni työkoneena kannettava, joka kulkee kodin ja toimiston väliä joka päivä. Varmuuskopioinnit automaattisesti sekä toimistolla että kotona, jolloin tuore kopio on koneen lisäksi kahdessa paikassa. Toki systeemin voisi lisäksi vielä synkronoida pilvipalveluun, mutta siinä on sama ongelma kuin pilvipalveluna toimivissa taloushallinnon ohjelmissa. Ei toimi, jos yhteys ei toimi.
Vastaa Viestiin